José Manuel García Molina
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Directrices para una reunión eficaz.
Directrices para una reunión eficaz.

Directrices para una reunión eficaz.

Preguntarse: ¿Es necesaria la reunión? ¿por qué puedo reemplazarla?¿Que quiero conseguir con esta reunión?

Preparación de la reunión: ¿Cuáles son los temas de la reunión?  Encontrar un título general. Elegir los participantes

Planificar el desarrollo de la reunión

Comunicar y motivar a los participantes. Convocatoria concreta. Suprimir el apartado “varios”. Pedir preparación por escrito. Indicar: Fecha, horario, lugar, orden del día, destinatarios, copias.

Organización material: La sala, la documentación.

Forma de dirigir una reunión : pasado, presente, futuro.

Explotar los resultados de la reunión: Decisiones concretas en Acta.

Fases de desarrollo de una reunión

Apertura.
Puntualidad; Introducción con el  propósito, objetivos, orden del día, desarrollo previsto, confirmación de los asistentes del plan de actuación. Conseguir una motivación. Secretario. Brevedad

Análisis.
Aportación de ideas e información. Análisis individual de cada punto, centrarse en el tema  y resumir.

Toma de decisiones.
Sintetizar y exponer acuerdos y desacuerdos. Obtener conclusiones

Cierre.
Resumir y recopilar temas tratados, acuerdos adoptados y temas pendientes.
Acciones acordadas: Qué hay que hacer, quién y cuándo. Asunción de compromisos que han de convertirse en acción.

Técnicas a aplicar en la reunión

Tipos de participantes

El charlatán: Recordarle la necesidad de ser breve, frenarle con preguntas difíciles, realizar preguntas rebote”veamos que piensa el grupo”.

El silencioso: Hacerle preguntas fáciles, alabarle su intervención.

El opositor: Cortarle pidiendo la opinión del grupo.

El protagonista: Aceptar lo positivo y frenar. Hablar a solas con él.

Situaciones problemáticas

Tensiones entre grupos .Quitar hierro a ambas partes o  incluso aplazar la reunión.

Desviación del tema: Indicar la necesidad del estudio en otra reunión y reconducir el tema.

Acerca de jose

jose
Director de tienda con sólida experiencia en ventas, administración y desarrollo de equipos y atención al cliente. Gestión de KPI's y consecución de objetivos comerciales.

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